A Practical Look at the First Week

Pierwszy tydzień po uruchomieniu nowego trybu pracy sztabu kryzysowego w powiecie starachowickim zweryfikował założenia, które jeszcze miesiąc wcześniej wydawały się oczywiste. Dokument planistyczny przewidywał, że obsada zmianowa wejdzie w rytm w ciągu trzech dni. W praktyce dopiero szóstego dnia udało się ustalić, kto realnie odpowiada za przekazywanie meldunków między dyżurnym a zespołem łączności. Nie dlatego, że ktoś zawinił, ale dlatego, że nikt wcześniej nie zapisał tego wprost.

Warto przyjrzeć się temu, co w pierwszym tygodniu faktycznie działa, a co trzeba było poprawiać w locie. Poniżej zapis obserwacji z dyżurów, bez upiększania i bez skracania do samych sukcesów.

Co udało się ustalić od razu

Harmonogram zmian okazał się najmocniejszym elementem całego wdrożenia. Godziny przekazania obowiązków były jasne, a lista zadań na start zmiany mieściła się na jednej stronie. To brzmi banalnie, ale w poprzednim cyklu planowania właśnie na tym etapie gubiono informacje o zgłoszeniach z terenu.

Drugi punkt, który się obronił, to sposób raportowania zdarzeń o niskim priorytecie. Zamiast wpisywać je do głównego rejestru, dyżurny odkłada je do osobnego wykazu i wraca do nich po zakończeniu zmiany. Rejestr główny pozostaje czytelny, a drobne zgłoszenia nie znikają.

Gdzie pojawiły się tarcia

Najwięcej czasu pochłonęło uzgodnienie, kto zatwierdza wyjazd zespołu poza rejonem przypisanym do zmiany. W teorii decyzję podejmuje koordynator. W praktyce, gdy koordynator był na łączach z innym powiatem, decyzja czekała. Ustaliliśmy więc prostą zasadę: jeśli minie kwadrans bez odpowiedzi, dowódca zmiany działa samodzielnie i tylko odnotowuje to w raporcie. Zasada weszła w życie czwartego dnia i od tego momentu nie było już opóźnień z tego powodu.

Drugi problem dotyczył dokumentacji papierowej. Część formularzy wciąż wymaga podpisu odręcznego, a obieg dokumentu między dwoma budynkami zajmuje pół dnia. Do końca tygodnia udało się przenieść dwa z pięciu formularzy do wersji elektronicznej. Pozostałe trzy zostaną przepisane w kolejnym cyklu, bo wymagają uzgodnienia z wydziałem prawnym.

Wnioski na kolejne tygodnie

Pierwszy tydzień pokazał, że największym ryzykiem nie są braki sprzętowe, ale niejasny podział kompetencji. Sprzęt można uzupełnić w ciągu dni. Nieporozumienie co do tego, kto podejmuje decyzję, potrafi zatrzymać akcję na kilkanaście minut, a w sytuacji kryzysowej to bardzo dużo.

Na najbliższe dni zostały trzy konkretne zadania: dokończenie elektronicznego obiegu formularzy, wpisanie zasady samodzielnej decyzji dowódcy zmiany do regulaminu oraz krótkie szkolenie dla nowych osób z obsługi rejestru zgłoszeń. Żadne z nich nie wymaga dodatkowych nakładów. Wymagają tylko czasu i konsekwencji w egzekwowaniu ustaleń.

Osobną kwestią pozostaje pytanie, czy podobny tryb pracy sprawdzi się w mniejszych gminach, gdzie jedna osoba pełni kilka funkcji jednocześnie. To temat na odrębne opracowanie, które przygotowujemy po zebraniu danych z kolejnych dwóch tygodni.